پومودورو اور مینڈک کھائیں: پیداواری صلاحیت کو بڑھانے کے لیے ٹائم مینجمنٹ تکنیکوں کا بڑا گائیڈ

بے شمار فوائد کے باوجود، آن لائن سیکھنا اب بھی مشکل ہو سکتا ہے، خاص طور پر ان لوگوں کے لیے جنہیں خود تنظیم میں مسائل ہیں۔ کیونکہ 5 میں سے صرف 1 لوگوں کے پاس ٹائم مینجمنٹ کا مناسب نظام ہوتا ہے، جب کہ دوسرے اپنے وقت کو دانشمندی سے استعمال کرنے اور منظم کرنے میں جدوجہد کرتے ہیں۔ لیکن مؤثر وقت کے انتظام کی مہارت طلباء کو تیزی سے اور حوصلہ افزائی کھونے کے بغیر کورس مکمل کرنے میں مدد کرتی ہے۔ مناسب وقت کا انتظام کاموں کو زیادہ تیزی سے انجام دینے، پیداواری صلاحیت میں اضافہ، اور صحت مند کام اور زندگی کے توازن کو برقرار رکھتے ہوئے آپ کو اپنے دن کا زیادہ سے زیادہ حصہ بنانے میں مدد کر سکتا ہے۔ وقت کا انتظام خود کو سنبھالنے کے بارے میں ہے! ذیل میں ہم آپ کو اپنے نظام الاوقات پر قابو پانے میں مدد کرنے کے لیے سرفہرست 12 بے وقت ٹائم مینجمنٹ تکنیک فراہم کرتے ہیں۔

پومودورو تکنیک

فرانسسکو سیریلو کی طرف سے 1980 کی دہائی میں ایجاد کی گئی، پومودورو تکنیک اب بھی بہت مشہور ہے۔ اس تکنیک کو اتنا عجیب نام ملا کیونکہ اس نے سیریلو کے بنائے ہوئے پومودورو ٹائمر کو وقت کی پابندیوں کے لیے استعمال کیا تھا۔ Pomodoro تکنیک 4 "pomodoros" - 25 منٹ کے وقفوں پر مشتمل ہے۔ ایک "پومودورو" ختم ہونے کے بعد (یعنی ہر 25 منٹ کے بعد)، آپ 5 منٹ کا وقفہ لیتے ہیں جب آپ تھوڑی سی چہل قدمی کر سکتے ہیں یا ایک کپ کافی لے سکتے ہیں… جو بھی ہو فوکس تبدیل کرنا ہے۔ اس کے بعد، آپ مزید 25 منٹ کام کرتے ہیں اور اس کے بعد 5 منٹ کا وقفہ ہوتا ہے۔ پورے 4-پومودورو سائیکل کو مکمل کرنے کے بعد، آپ ایک طویل وقفہ لیتے ہیں۔ فوائد : کام کا مقررہ وقت؛ بہتر وقت کا تخمینہ؛ باقاعدگی سے وقفے جلانے کے امکانات کو کم کر دیتے ہیں؛ بہتر کارکردگی. نقصانات : ہر 25 منٹ میں ایک بار سیکھنا بند کرنے کی ضرورت ہے (بعض اوقات جب آپ اس عمل میں بہت ڈوب جاتے ہیں تو یہ زیادہ آسان نہیں ہوتا ہے)۔ کے لیے بہترین : تخلیقی سوچ رکھنے والے؛ وہ لوگ جو سیکھنے سے محروم محسوس کرتے ہیں۔

آئزن ہاور میٹرکس

جیسا کہ نام سے ظاہر ہے، یہ تکنیک امریکہ کے 34ویں صدر ڈوائٹ ڈی آئزن ہاور نے بنائی تھی۔ تکنیک کا مقصد کم ضروری کاموں کو چھانٹتے ہوئے اہمیت کے لحاظ سے کاموں کو ترجیح دینے میں آپ کی مدد کرنا ہے۔ آپ کو "اہم بمقابلہ غیر اہم" اور فوری بمقابلہ فوری نہیں۔ فوائد : کاموں کو ترجیح دینے کا ایک سیدھا سا طریقہ؛ کچھ کاموں کو تفویض کرنا یا بالکل ختم کرنا۔ نقصانات : کچھ لوگوں کے لیے، کاموں کی اہمیت/فوری سطح کا تعین کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔ کے لیے بہترین : تنقیدی مفکرین

GTD (چیزیں مکمل کرنا)

Getting Things Done طریقہ فی الحال دنیا بھر میں سب سے کامیاب اور وسیع پیمانے پر استعمال ہونے والی تکنیکوں میں سے ایک ہے۔ یہاں کی کلید یہ ہے کہ آپ اپنے دماغ کو صاف کریں اور پھر اہم کاموں کو کاغذ پر ریکارڈ کریں، انہیں قابل عمل آئٹمز میں توڑ دیں۔ پہلے مرحلے پر، آپ اپنی توجہ کے قابل ہر چیز لکھتے ہیں اور فیصلہ کرتے ہیں کہ اس کے ساتھ کیا کرنا ہے ("کرنا"، "نہ کرنا"، یا "منتخب")۔ پھر آپ ایک کام کی فہرست بناتے ہیں جہاں آپ اپنی پیشرفت کے بارے میں باقاعدگی سے اپ ڈیٹس کی عکاسی کرتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ ٹریک پر ہیں۔ اور آخر میں، آپ اپنے وقت کے لیے جوابدہ ہونے کے لیے قابل عمل اقدامات یا کام جو آپ ابھی مکمل کر سکتے ہیں۔ فوائد : آپ اپنے تمام کاموں اور منصوبوں کو تناظر میں رکھتے ہیں۔ ایک بار جب آپ اپنے سامنے سب کچھ اچھی طرح سے رکھ دیتے ہیں تو آپ اپنا سر صاف کرتے ہیں۔ GTD تکنیک ذاتی اور پیشہ ورانہ پیداواری صلاحیت کو بڑھانے کے لیے اچھی ہے۔ نقصانات : GTD خلفشار سے نمٹنے کے لیے کوئی سخت ٹائم فریم یا رہنما خطوط فراہم نہیں کرتا ہے۔ فہرست میں بہت زیادہ کام تکنیک کو غیر موثر بنا سکتے ہیں۔ ان کے لیے بہترین : سیکھنے والے جو ایک وقت میں ایک چیز پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے جدوجہد کرتے ہیں۔ وہ لوگ جو اکثر مغلوب ہوتے ہیں۔

اے بی سی ڈی ای

ایلن لیکین کے ذریعہ ایجاد کردہ، اے بی سی ڈی ای کا طریقہ بھی آپ کو کاموں کو ترجیح دینے اور انہیں مکمل کرنے کے لیے ضروری وقت کو بہتر بنانے میں مدد فراہم کرنا ہے۔ یہاں A کا مطلب ہے "سب سے اہم"، B - "اہم" کے لیے، C - "کرنا اچھا ہے"، D - "ڈیلیگیٹ"، اور E - "جب بھی ممکن ہو ختم کریں"۔ اور جیسے ہی ایک نیا کام سامنے آتا ہے، آپ اسے "مناسب" کالم میں اپنی ABCDE فہرست میں شامل کرتے ہیں۔ فوائد : کاموں کو ترجیح دینا آسان ہو جائے گا۔ نقصانات : فوری طور پر کاموں کی درجہ بندی کی کمی؛ کبھی کبھی، ہر کام کی اہمیت کا اندازہ لگانا مشکل ہو سکتا ہے۔ کے لیے بہترین : ملٹی ٹاسک کرنے والے لوگ؛ سیکھنے والے جن کے پاس اس وقت مخصوص کاموں کے ساتھ "اہم" کیریئر ہے۔

ٹائم بلاکنگ

یہ ایک اور تکنیک ہے جو کیرئیر سوئچرز کے لیے مفید ہو سکتی ہے۔ یہ آپ کو اپنے وقت کو سمجھداری سے تقسیم کرنے کے بارے میں آگاہ ہونے میں مدد کر سکتا ہے۔ ٹائم بلاک کرنے کے طریقہ کار کے مطابق، آپ کو اپنے دن کو وقت کے ٹکڑوں (یعنی ٹائم بلاکس) میں تقسیم کرنا چاہیے۔ وقت کے ان حصوں کے دوران، آپ صرف ایک مخصوص کام پر توجہ مرکوز کرتے ہیں اور اسے ایک مقررہ وقت کی حد کے ساتھ کرتے ہیں۔ یہ طریقہ ایلون مسک نے متعارف کرایا تھا جو پہلے ہی خود کو بہت نتیجہ خیز ثابت کر چکے ہیں۔ اس طریقے کے مطابق، وہ ہفتے میں 120 گھنٹے سے زیادہ کام کرتے ہوئے، اپنے اور اپنے مشاغل کے لیے وقت دینے میں بھی کامیاب رہا۔ فوائد : اپنے کام کے بوجھ پر بہتر کنٹرول؛ اپنے کام کے دن پر نظر رکھنے کا ایک اچھا طریقہ۔ نقصانات : آپ ہر کام کے لیے درکار وقت کے ٹکڑوں کو کم کر سکتے ہیں۔ غیر متوقع رکاوٹیں آپ کے شیڈول کو برباد کر رہی ہیں۔ کے لیے بہترین : کیریئر بدلنے والے یا مصروف والدین؛ تجزیاتی مفکرین

ٹائم باکسنگ

ٹائم بلاکنگ کی طرح، ٹائم باکسنگ آپ کو ہر ایک سرگرمی پر ایک مخصوص وقت کی حد لگانے کے لیے کال کرتی ہے (مثال کے طور پر، "میں آج صبح 10 بجے تک کوڈ لکھنا ختم کر دوں گا")۔ اور ایک بار جب مقررہ وقت ختم ہو جائے تو آپ کام کرنا چھوڑ دیتے ہیں۔ جیسا کہ آپ اندازہ لگا سکتے ہیں، یہ ٹائم بلاک کرنے کا زیادہ سخت ورژن لگتا ہے۔ فوائد : زیادہ مؤثر منصوبہ بندی؛ خلفشار کو ختم کرنا؛ واحد کام کرنا؛ صحیح ترجیحات کا تعین؛ یاد شدہ ڈیڈ لائن سے گریز کرنا۔ نقصانات : کسی کام کا وقت ختم ہونے کے بعد اس پر کام بند کرنے کی ضرورت؛ اگر آپ کو فون کالز یا دیگر عوامل کی وجہ سے روکا جاتا ہے تو ٹائم باکسز کے ذریعے طے شدہ رہنا مشکل ہو سکتا ہے۔ ان کے لیے بہترین : سیکھنے والے جو اپنے کاموں کو مکمل کرنے کے لیے درکار وقت کا دانشمندی سے اندازہ لگانے کی صلاحیت رکھتے ہیں۔

تیز رفتار منصوبہ بندی کا طریقہ (RPM)

ٹونی رابنس کے مطابق، اس طریقہ کار کے خالق، "RPM" کا مطلب ہے "تیز منصوبہ بندی کا طریقہ" یا "نتائج پر مبنی/مقصد پر مبنی/بڑے پیمانے پر ایکشن پلان۔" حقیقت میں، یہ وقت کو منظم کرنے کے طریقے کے بجائے سوچنے کے نظام کی طرح ہے۔ یہ نظام آپ کو اپنے دماغ کو تربیت دینے میں مدد کر سکتا ہے کہ آپ کو سب سے اہم کاموں پر توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہے، اور پھر انہیں مکمل کرنے کے بہترین طریقوں کا تعین کریں۔ یہ کیسے کام کرتا ہے؟ سب سے پہلے، آپ کیپچر کریں (ان تمام کاموں کو لکھیں جو آپ کو پورا کرنے کی ضرورت ہے)، پھر حصہ (اپنے کاموں کو ذاتی، جاوا سے متعلق، کیریئر پر مرکوز، وغیرہ کے لیے ذیلی تقسیم کریں)، اپنے RPM بلاکس بنائیں (ٹاسک، نتیجہ، اور مقصد کے ساتھ ساتھ وہ اقدامات جو آپ لے سکتے ہیں)، اور آخر میں، ان چیزوں کے بارے میں سوچیں جو آپ کو اپنے اہداف کو پورا کرنے کے لیے مجبور کریں گی۔ فوائد : طویل مدتی اہداف بنانا اور انہیں قلیل مدتی اہداف کے ساتھ ترتیب دینا۔ نقصانات : اپنی تمام ہفتہ وار سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کرنے اور پھر ان میں سے ہر ایک کے لیے بلاکس بنانے میں کافی وقت لگتا ہے۔ کاموں کو اہم اور کم اہم میں تقسیم کرنے کا کوئی طریقہ نہیں۔ ان کے لیے بہترین : وہ لوگ جن کے طویل مدتی اہداف ہیں۔

میڑک کی تکنیک کھائیں۔

یہ ترجیح دینے کے اصولوں پر مبنی ایک اور تکنیک ہے۔ یہ طریقہ مارک ٹوین کے اقتباس کی طرف اشارہ کرتا ہے: "صبح سب سے پہلے ایک زندہ مینڈک کھاؤ اور باقی دن آپ کے ساتھ کچھ بھی برا نہیں ہوگا۔" سب سے اہم اور، شاید، سب سے مشکل کام پہلے کریں، اس طرح، انہیں راستے سے ہٹانا۔ اور صرف اس کے بعد زیادہ خوشگوار لوگوں پر سوئچ کریں. اس سے آپ کو ورک فلو کو بہتر طریقے سے منظم کرنے میں مدد مل سکتی ہے اور بالآخر، زیادہ کارآمد بن سکتے ہیں۔ فوائد : آپ کے روزمرہ کے زیادہ تر کام انتہائی اہم یا بدترین کام کرنے کے بعد زیادہ خوشگوار اور قابل برداشت ہوں گے۔ کاموں کو ترجیح دینا آسان ہو جائے گا۔ نقصانات : ایک مشکل اور حوصلہ شکن صبح ہو سکتی ہے۔ اگر آپ کے کام کی ترجیح دن بھر بدل سکتی ہے تو یہ ناقابل عمل ہے۔ ان کے لیے بہترین : طویل مدتی اہداف کے حامل افراد۔

80/20 قاعدہ (جسے Pareto Analysis بھی کہا جاتا ہے)

Pareto Analysis، جسے 80/20 اصول کے نام سے بھی جانا جاتا ہے یہ فرض کرتا ہے کہ آپ کے کام کا 20% حصہ 80% نتائج کے لیے ذمہ دار ہے۔ Pareto تجزیہ کا مقصد آپ کو انتہائی اہم کاموں پر توجہ مرکوز کرنے اور ان پر آخر تک کام کرنے میں مدد کرنا ہے۔ یہاں، مینڈک کھانا بھی مددگار ثابت ہوگا۔ اس طرح یہ کام کرتا ہے:

1. آپ کو درپیش مسائل کی فہرست بنائیں۔
2. ہر مسئلے کی جڑ کی نشاندہی کریں۔
3. ہر مسئلے کے لیے ایک اسکور تفویض کریں (زیادہ مشکل مسائل کے لیے زیادہ تعداد)۔
4. وجہ کے لحاظ سے مسائل کو ذیلی تقسیم کریں۔
5. ہر گروپ کا اسکور شامل کریں - سب سے زیادہ اسکور والا وہ مسئلہ ہوگا جس پر آپ کو پہلے کام کرنا چاہئے۔
6. کارروائی کرے.

فوائد : اپنے کاموں کو بہتر طور پر ترجیح دینا؛ مسئلہ حل کرنے کی مہارت کو بہتر بنانا؛ ملٹی ٹاسک کے بجائے سنگل ٹاسک سیکھنا۔ نقصانات : یہ تکنیک زیادہ تر آپ کی ماضی کی سرگرمیوں پر انحصار کرتی ہے۔ سکورنگ غلط ہو سکتی ہے کیونکہ آپ کم اہم کاموں کو زیادہ سکور دے کر غلطی کر سکتے ہیں۔ کے لیے بہترین : مسئلہ حل کرنے والے اور تجزیاتی مفکرین۔

اچار جار تھیوری

یہ ان لوگوں کے لیے کافی دلچسپ تکنیک ہے جو تصور کرنا پسند کرتے ہیں۔ یہاں بنیادی اصول یہ ہے کہ اچار کے برتن (آپ کے وقت) کا تصور کریں جسے آپ ریت (خرابی)، کنکریاں (فوری کام) اور پتھروں (بڑے، اہم کام) سے بھرتے ہیں۔ اس طریقہ کار کا مقصد اپنے دن کی منصوبہ بندی اس طرح کرنا ہے کہ شیشے کا جار عجلت کی سطح کے مطابق کاموں سے بھر جائے۔ یہ فیصلہ کرنے کی کوشش کریں کہ آپ کے دن کے کام کیسے اوپر بیان کردہ زمروں میں فٹ ہوں گے۔ مثالی طور پر، ریت نیچے اور چٹانیں - سب سے اوپر ہونی چاہئیں۔ فوائد : یہ نظریہ آپ کو اپنے وقت پر قابو پانے اور اپنے دن کو سمجھداری سے ترتیب دینے میں مدد کر سکتا ہے۔ خلفشار کو کم کر سکتا ہے کیونکہ یہ آپ کو صرف انتہائی اہم کاموں کی منصوبہ بندی کرنے کی ترغیب دیتا ہے۔ نقصانات : فوری سطح کے مطابق کاموں کو ذیلی تقسیم کرنا مشکل؛ اگر آپ انتہائی اہم کاموں پر بہت زیادہ توجہ مرکوز کرتے ہیں، تو آپ کے ضروری کاموں سے محروم ہونا آسان ہے۔ کے لیے بہترین : بصری لوگ اور ٹھوس سوچنے والے۔

سین فیلڈ کی حکمت عملی

آخری لیکن کم از کم، سین فیلڈ کی حکمت عملی مشہور سیٹ کام سین فیلڈ سے مستعار لی گئی ہے! اس حکمت عملی کے مطابق، آپ دیوار کا ایک بڑا کیلنڈر لٹکاتے ہیں اور ایک سرخ مارکر استعمال کرتے ہیں – جب آپ کوڈ کرتے ہیں تو آپ ان دنوں میں ایک بڑا سرخ X لگا کر روزانہ عادت پر قائم رہنے کی کوشش کرتے ہیں (یہاں تک کہ مختصر وقت کے لیے بھی)۔ سرخ X-es کے نشان والے دن بڑھتے رہتے ہیں جب آپ کوڈنگ جاری رکھتے ہیں، اور وہ آخر کار ایک سلسلہ بناتے ہیں۔ اگر آپ کوڈنگ کا ایک دن چھوڑ دیتے ہیں، تو آپ قدرتی طور پر اس دن کو نشان زد نہیں کرتے ہیں اور اس طرح، "زنجیر کو توڑ دیں"۔ یہاں کا مقصد ایک سلسلہ بڑھانا ہے اور "جتنا لمبا، اتنا ہی بہتر"۔ آپ کو اندازہ ہو گیا ہے! فوائد : جیسے جیسے آپ اپنے سلسلہ کو بڑھتے ہوئے دیکھیں گے، آپ زیادہ حوصلہ افزائی محسوس کریں گے۔ آپ وقفے کے بارے میں سوچے بغیر ہر روز کوڈ کرتے ہیں اور ترقی کرتے ہیں، جو پریکٹس شوز کے طور پر بہت لمبے عرصے تک پھیل سکتے ہیں۔ نقصانات : کچھ دنوں، دیگر ترجیحات کی وجہ سے کوڈنگ کے لیے آپ کے لیے 20 منٹ بھی تلاش کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔ ان کے لیے بہترین : سیکھنے والے جنہیں خود تنظیم کے ساتھ سنگین مسائل ہیں۔

اور کچھ؟

ٹھیک ہے، آپ سڑک پر رہنے کے لئے اور کیا مدد کر سکتے ہیں؟ کامیابی کے اہم اصول درج ذیل ہیں:

1. اپنے دن کی پہلے سے منصوبہ بندی کرنے کی کوشش کریں ۔ آپ اپنی عادات کو بہتر بنانے کے لیے فینسی کیلنڈرز اور ذاتی منتظمین، CodeGym Kickmanager یا دیگر ٹائم مینجمنٹ ایپس، ٹو ڈو لسٹ، نوٹ پیڈ، شیڈول ٹیمپلیٹس اور دیگر "اضافی" مددگار استعمال کر سکتے ہیں۔

2. ای میل کی مقدار کو محدود کریں ۔ جیسا کہ مطالعات سے پتہ چلتا ہے، "اوسط کارکن ہفتے میں تقریباً 30 گھنٹے ای میل چیک کرنے میں صرف کرتا ہے۔" اور یہ قیمتی وقت دوسری صورت میں مزید مفید کاموں میں صرف کیا جا سکتا ہے۔ اگر یہ آپ کی طرح لگتا ہے، تو آپ کو "ان باکس زیرو" تکنیک میں دلچسپی ہو سکتی ہے۔

3. اپنے پیداواری زون کا پتہ لگائیں ۔ آپ اپنے آپ کو دنیا کے کسی بھی فرد سے زیادہ جانتے ہیں۔ لہذا، اپنی عادات کو اپنائیں اور "سیکھنے کا بہترین وقت" تلاش کریں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ ابتدائی پرندے ہیں، تو مثالی وقت صبح سویرے ہو سکتا ہے۔ رات کا الو؟ اندھیرے میں بھی کام کرنے میں کوئی حرج نہیں۔ اپنا سب سے زیادہ نتیجہ خیز وقت تلاش کریں اور اس پر قائم رہیں۔

4. معقول وقفے لیں ۔ اپنے آپ کو مغلوب نہ کریں اور اپنے دماغ کو تروتازہ کرنے کے لیے کچھ وقفے لیں۔ سیر کے لیے جائیں، ایک کپ کافی پئیں، کتاب پڑھیں، اپنی پسندیدہ ٹی وی سیریز دیکھیں…. جو بھی آپ کو آرام دہ لگتا ہے۔ اس طرح کے وقفے واقعی آپ کو ایک اہم پیداواری فروغ دیں گے۔

5. خلفشار کو محدود کریں ۔ ان تمام اطلاعات اور پاپ اپ پیغامات کو کم کریں جو آپ کی توجہ مسلسل سیکھنے سے ہٹا رہے ہیں۔ ثابت شدہ طریقہ یہ ہے کہ آپ اپنی تمام چیٹس کو بند کر دیں، پریشان کن ویب سائٹس کو بلاک کریں اور اپنے فون کو دور رکھیں۔

6. اپنا وقت مختص کریں ۔ جب آپ جانتے ہیں کہ آپ اپنا کتنا وقت کوڈنگ اور دیگر سرگرمیوں کے لیے مختص کرتے ہیں، تو آپ اپنے کام کے دن کو بہتر طریقے سے ترتیب دے سکتے ہیں۔ اپنے وقت کو ٹریک کرنے کا سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ خاص ٹائم ٹریکنگ سافٹ ویئر جیسے Hubstaff یا اس سے ملتی جلتی ایپس کا استعمال کریں۔

نتیجہ

چاہے آپ کل وقتی طالب علم ہوں، کام کرنے والے کیریئر کو تبدیل کرنے والے ہوں، یا ایک مصروف والدین ہوں، متوازن زندگی گزارتے ہوئے کامیاب ہونے کے لیے وقت کے انتظام کی اچھی مہارتیں بہت ضروری ہیں۔ ٹائم مینجمنٹ کی کچھ مذکورہ بالا تکنیکوں میں مہارت حاصل کرنا یقینی طور پر آپ کو بے فکر ہوئے اور اپنی ذاتی زندگی کو قربان کیے بغیر ہمارا کورس مکمل کرنے میں مدد فراہم کرے گا۔ پھر بھی، ذہن میں رکھیں کہ ہم سب مختلف ہیں اور وقت کے انتظام کی مختلف حکمت عملیوں کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ یہ جاننے کی کوشش کریں کہ کون سی تکنیک یا تکنیک آپ کے لیے بہترین کام کرے گی۔ اس لیے آپ چند ایک کا انتخاب کر سکتے ہیں اور پھر انہیں مکس، یکجا اور اپنے طرز زندگی کے مطابق کر سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ اپنے وقت کو چارج کرنے کی مہارت حاصل کرلیں گے، تو آپ یقیناً نتیجہ خیز نتائج دیکھیں گے۔ تو، آپ پہلے کیا آزمانا چاہیں گے؟