Pomodoro และกินกบ: คู่มือสำคัญเกี่ยวกับเทคนิคการจัดการเวลาเพื่อเพิ่มผลผลิต

แม้จะมีประโยชน์มากมาย แต่การเรียนรู้ออนไลน์ยังคงเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่มีปัญหาในการจัดการตนเอง เพราะมีเพียงประมาณ 1 ใน 5 คนเท่านั้นที่มีระบบการบริหารเวลาที่เหมาะสม ในขณะที่คนอื่นๆ ประสบปัญหาในการใช้และจัดระเบียบเวลาอย่างชาญฉลาด แต่ทักษะการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพช่วยให้นักเรียนเรียนจบหลักสูตรเร็วขึ้นและไม่สูญเสียแรงจูงใจ การบริหารเวลาที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณใช้เวลาวันให้คุ้มค่าที่สุดในขณะที่ปฏิบัติงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพิ่มผลผลิต และรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดี การบริหารเวลาเป็นเรื่องของการจัดการตัวเอง! ด้านล่างนี้เรานำเสนอเทคนิคการบริหารเวลาเหนือกาลเวลา 12 อันดับแรกเพื่อช่วยให้คุณควบคุมตารางเวลาของคุณได้

เทคนิคโพโมโดโร

เทคนิค Pomodoro คิดค้นขึ้นในช่วงทศวรรษ 1980 โดย Francesco Cirillo ยังคงได้รับความนิยมอย่างมาก เทคนิคนี้มีชื่อที่แปลกมากเพราะใช้เครื่องจับเวลา Pomodoro ที่สร้างโดย Cirillo เพื่อตั้งเวลาจำกัด เทคนิค Pomodoro ประกอบด้วย "pomodoros" 4 ครั้ง - ช่วงเวลา 25 นาที หลังจาก “Pomodoro” หนึ่งครั้งสิ้นสุดลง (หรือทุกๆ 25 นาที) คุณจะพัก 5 นาทีเพื่อเดินเล่นหรือดื่มกาแฟสักแก้ว… อะไรก็ตามที่จะเปลี่ยนโฟกัส หลังจากนั้นคุณทำงานอีก 25 นาทีตามด้วยการพัก 5 นาที หลังจากเสร็จสิ้นรอบ 4-โพโมโดโรแล้ว คุณจะหยุดพักนานขึ้น ข้อดี : เวลาทำงานคงที่ การประมาณเวลาที่ดีขึ้น การหยุดพักเป็นประจำจะช่วยลดโอกาสในการเหนื่อยหน่าย ปรับปรุงประสิทธิภาพ ข้อเสีย : ต้องหยุดเรียนรู้ทุกๆ 25 นาที (บางครั้งอาจไม่สะดวกนักหากคุณจมอยู่กับกระบวนการนี้มาก) เหมาะสำหรับ : นักคิดเชิงสร้างสรรค์; ผู้ที่รู้สึกเหนื่อยหน่ายจากการเรียนรู้

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

ตามชื่อที่แนะนำ เทคนิคนี้สร้างขึ้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา เทคนิคนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญในขณะที่แยกแยะงานที่เร่งด่วนน้อยกว่าออกไป คุณต้องสร้างจตุภาคแยกกันสี่ส่วน โดยจัดเรียงตามพารามิเตอร์ต่างๆ เช่น “สำคัญกับไม่สำคัญ” และจตุรัสเร่งด่วนกับไม่เร่งด่วน” ข้อดี : วิธีที่ตรงไปตรงมาในการจัดลำดับความสำคัญของงาน การมอบหมายหรือยกเลิกงานบางอย่างเลย ข้อเสีย : สำหรับบางคนอาจกำหนดระดับความสำคัญ/ความเร่งด่วนของงานได้ยาก เหมาะสำหรับ : นักคิดเชิงวิพากษ์

GTD (ทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ)

ปัจจุบันวิธีการทำให้สิ่งต่างๆ เสร็จสิ้นเป็นหนึ่งในเทคนิคที่ประสบความสำเร็จและใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลก สิ่งสำคัญที่นี่คือการทำจิตใจให้ปลอดโปร่ง จากนั้นจึงบันทึกงานสำคัญลงบนกระดาษ โดยแบ่งเป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ ในขั้นตอนแรก คุณจะต้องเขียนทุกสิ่งที่คุ้มค่าแก่ความสนใจและตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับสิ่งนั้น ("ทำ" "อย่าทำ" หรือ "มอบหมาย") จากนั้นคุณสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งสะท้อนถึงการอัปเดตเป็นประจำเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมาถูกทาง และสุดท้าย คุณดำเนินการตามขั้นตอนหรืองานที่คุณสามารถทำได้ทันทีเพื่อรับผิดชอบเวลาของคุณ ข้อดี : คุณเก็บงานและโครงการทั้งหมดไว้ในมุมมอง คุณเคลียร์หัวของคุณเมื่อคุณวางทุกอย่างไว้ตรงหน้าคุณอย่างละเอียด เทคนิค GTD เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการเพิ่มผลผลิตทั้งส่วนบุคคลและทางวิชาชีพ ข้อเสีย : GTD ไม่มีกรอบเวลาหรือแนวปฏิบัติที่เข้มงวดในการจัดการกับสิ่งรบกวนสมาธิ งานในรายการมากเกินไปอาจทำให้เทคนิคไม่มีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับ : ผู้เรียนที่พยายามจดจ่อกับสิ่งหนึ่งสิ่งใดในแต่ละครั้ง คนที่มักจะรู้สึกหนักใจ

เอบีดีอี

วิธี ABCDE ที่คิดค้นโดย Alan Lakein มีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงานและใช้เวลาที่เหมาะสมในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น A ในที่นี้ย่อมาจาก “สำคัญที่สุด”, B – หมายถึง “สำคัญ”, C – “น่าทำ”, D – “มอบหมาย” และ E – “กำจัดเมื่อเป็นไปได้” และเมื่อมีงานใหม่เกิดขึ้น คุณเพิ่มงานนั้นลงในรายการ ABCDE ของคุณในคอลัมน์ "เหมาะสม" ข้อดี : การจัดลำดับความสำคัญของงานจะง่ายขึ้น ข้อเสีย : ขาดการจัดหมวดหมู่งานตามความเร่งด่วน บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจถึงความสำคัญของแต่ละงาน เหมาะสำหรับ : คนที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน; ผู้เรียนที่มีอาชีพ "หลัก" พร้อมงานเฉพาะในขณะนี้

การปิดกั้นเวลา

ถือเป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้เปลี่ยนอาชีพ มันสามารถช่วยให้คุณตระหนักถึงวิธีแบ่งเวลาอย่างชาญฉลาด ตามวิธีการบล็อคเวลา คุณควรแบ่งวันของคุณออกเป็นส่วนๆ ของเวลา (เช่น บล็อคเวลา) ในช่วงเวลาอันยาวนานเหล่านี้ คุณจะมุ่งความสนใจไปที่งานใดงานหนึ่งเท่านั้นและทำมันโดยมีกำหนดเวลาจำกัด วิธีการนี้แนะนำโดย Elon Musk ผู้ซึ่งได้พิสูจน์ตัวเองแล้วว่ามีประสิทธิผลมาก ตามวิธีนี้ เขายังสามารถอุทิศเวลาให้กับตัวเองและงานอดิเรกของเขาได้ ในขณะที่ทำงานมากกว่า 120 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ข้อดี : ควบคุมปริมาณงานของคุณได้ดีขึ้น วิธีที่ดีในการติดตามวันทำงานของคุณ ข้อเสีย : คุณอาจประเมินเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานต่ำเกินไป การหยุดชะงักที่ไม่คาดคิดทำให้ตารางเวลาของคุณเสียหาย เหมาะสำหรับ : ผู้เปลี่ยนงานหรือพ่อแม่ที่มีงานยุ่ง นักคิดเชิงวิเคราะห์

ไทม์บ็อกซิ่ง

คล้ายกับการบล็อกเวลา time boxing เรียกร้องให้คุณจำกัดเวลาในแต่ละกิจกรรม (เช่น “ฉันจะเขียนโค้ดให้เสร็จภายใน 10.00 น. วันนี้”) และเมื่อหมดเวลาที่กำหนดคุณก็หยุดทำงาน อย่างที่คุณเดาได้ ดูเหมือนว่าจะเป็นการบล็อกเวลาแบบเข้มงวดกว่า ข้อดี : การวางแผนที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ; งานเดี่ยว; การจัดลำดับความสำคัญที่ถูกต้อง หลีกเลี่ยงกำหนดเวลาที่พลาด ข้อเสีย : จำเป็นต้องหยุดทำงานเมื่อหมดเวลา การกำหนดกรอบเวลาอาจเป็นเรื่องยากหากคุณถูกขัดจังหวะด้วยสายโทรศัพท์หรือปัจจัยอื่นๆ ดีที่สุดสำหรับ : ผู้เรียนที่มีความสามารถในการประมาณเวลาที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้สำเร็จอย่างชาญฉลาด

วิธีการวางแผนอย่างรวดเร็ว (RPM)

ตามที่ Tony Robbins ผู้สร้างวิธีการนี้ “RPM” ย่อมาจาก “วิธีการวางแผนอย่างรวดเร็ว” หรือ “แผนปฏิบัติการที่มุ่งเน้นผลลัพธ์/ขับเคลื่อนด้วยวัตถุประสงค์/ขนาดใหญ่” ในความเป็นจริง มันเป็นเหมือนระบบการคิดมากกว่าวิธีจัดการเวลา ระบบนี้สามารถช่วยให้คุณฝึกสมองให้มุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำ จากนั้นจึงกำหนดวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้งานเหล่านั้นสำเร็จ มันทำงานอย่างไร? ในตอนแรก คุณบันทึก (เขียนงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้สำเร็จ) จากนั้นจึงแยกย่อยงานของคุณเป็นงานส่วนตัว งานที่เกี่ยวข้องกับ Java เน้นอาชีพ ฯลฯ) สร้างบล็อก RPM ของคุณเอง (งาน ผลลัพธ์ และ วัตถุประสงค์ควบคู่ไปกับการกระทำที่คุณสามารถทำได้) และสุดท้าย ให้คิดถึงสิ่งที่จะผลักดันให้คุณบรรลุเป้าหมาย ข้อดี : การสร้างเป้าหมายระยะยาวและปรับให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะสั้น ข้อเสีย : การวางแผนกิจกรรมรายสัปดาห์ทั้งหมดของคุณและสร้างบล็อกสำหรับแต่ละกิจกรรมค่อนข้างใช้เวลานาน ไม่มีทางแบ่งงานออกเป็นงานสำคัญและงานสำคัญรองได้ เหมาะสำหรับ : ผู้ที่มีเป้าหมายระยะยาว

เทคนิคการกินกบ

ถือเป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่ยึดหลักการจัดลำดับความสำคัญ วิธีการนี้อ้างอิงถึงคำพูดของมาร์ก ทเวนที่ว่า “กินกบเป็นๆ เป็นอย่างแรกในตอนเช้า และจะไม่มีอะไรแย่ไปกว่านั้นเกิดขึ้นกับคุณตลอดทั้งวันที่เหลือ” ทำงานที่สำคัญที่สุดและอาจจะยากที่สุดก่อน เพื่อขจัดสิ่งเหล่านั้นออกไป จากนั้นจึงเปลี่ยนไปใช้สิ่งที่น่าพึงพอใจมากขึ้น อาจช่วยให้คุณจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้น และในที่สุดก็มีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อดี : งานประจำวันส่วนใหญ่ของคุณจะน่าพอใจและสามารถทนได้มากขึ้นหลังจากทำสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือแย่ที่สุดแล้ว การจัดลำดับความสำคัญของงานจะง่ายขึ้น ข้อเสีย : อาจเป็นเช้าที่ยากลำบากและขวัญเสีย; เป็นไปไม่ได้หากลำดับความสำคัญของงานของคุณอาจเปลี่ยนแปลงตลอดทั้งวัน เหมาะสำหรับ : ผู้มีเป้าหมายระยะยาว

กฎ 80/20 (เรียกอีกอย่างว่าการวิเคราะห์พาเรโต)

การวิเคราะห์พาเรโตหรือที่เรียกว่ากฎ 80/20 จะถือว่า 20% ของข้อมูลงานของคุณรับผิดชอบต่อ 80% ของผลลัพธ์ เป้าหมายของการวิเคราะห์ Pareto คือการช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดและทำงานจนจบ ที่นี่การกินกบก็มีประโยชน์เช่นกัน นั่นคือวิธีการทำงาน:

1. แสดงรายการปัญหาที่คุณเผชิญอยู่
2. ระบุต้นตอของปัญหาแต่ละอย่าง
3. ให้คะแนนในแต่ละประเด็น (ยิ่งตัวเลขมากไปหาปัญหาที่ท้าทายมากขึ้น)
4. แบ่งปัญหาตามสาเหตุ
5. รวมคะแนนของแต่ละกลุ่ม – กลุ่มที่มีคะแนนสูงสุดจะเป็นประเด็นที่คุณควรทำก่อน
6. เริ่มปฏิบัติ.

ข้อดี : จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณดีขึ้น พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา เรียนรู้ที่จะทำงานเดี่ยวแทนการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ข้อเสีย : เทคนิคนี้ขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่ผ่านมาของคุณเป็นส่วนใหญ่ การให้คะแนนอาจไม่ถูกต้องเนื่องจากคุณอาจทำผิดพลาดได้โดยมอบหมายคะแนนที่สูงกว่าให้กับงานที่มีความสำคัญน้อยกว่า เหมาะสำหรับ : นักแก้ปัญหาและนักคิดเชิงวิเคราะห์

ทฤษฎีขวดดอง

ถือเป็นเทคนิคที่น่าสนใจทีเดียวสำหรับผู้ที่ชื่นชอบการเห็นภาพ หลักการสำคัญที่นี่คือ ลองนึกภาพขวดดอง (เวลาของคุณ) ที่คุณเติมทราย (สิ่งรบกวนสมาธิ) ก้อนกรวด (งานด่วน) และก้อนหิน (งานใหญ่และสำคัญ) จุดมุ่งหมายของวิธีนี้คือการวางแผนวันของคุณในลักษณะที่ขวดแก้วเต็มไปด้วยงานตามระดับความเร่งด่วน พยายามตัดสินใจว่างานของคุณในแต่ละวันจะจัดอยู่ในหมวดหมู่ที่กล่าวมาข้างต้นอย่างไร ตามหลักการแล้ว ทรายควรอยู่ด้านล่างและหินอยู่ที่ด้านบน ข้อดี : ทฤษฎีนี้อาจช่วยให้คุณควบคุมเวลาและจัดระเบียบวันของคุณอย่างชาญฉลาด อาจช่วยลดสิ่งรบกวนสมาธิได้เนื่องจากจะกระตุ้นให้คุณวางแผนเฉพาะงานที่สำคัญที่สุดเท่านั้น ข้อเสีย : ยากต่อการแบ่งงานตามระดับความเร่งด่วน หากคุณมุ่งเน้นงานที่สำคัญที่สุดมากเกินไป มันก็ง่ายที่จะพลาดงานสำคัญของคุณ เหมาะสำหรับ : คนที่มองเห็นและนักคิดที่เป็นรูปธรรม

กลยุทธ์ไฟน์เฟลด์

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด Seinfeld Strategy ยืมมาจากซิทคอมชื่อดัง Seinfeld! ตามกลยุทธ์นี้ คุณแขวนปฏิทินติดผนังขนาดใหญ่และใช้เครื่องหมายสีแดง – คุณพยายามยึดติดกับนิสัยทุกวันโดยใส่เครื่องหมาย X สีแดงขนาดใหญ่ทับวันที่คุณเขียนโค้ด (แม้จะเป็นช่วงเวลาสั้น ๆ ก็ตาม) วันที่ที่มีเครื่องหมาย X-es สีแดงนั้นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อคุณเขียนโค้ดต่อไป และในที่สุดมันก็จะกลายเป็นสายโซ่ ในกรณีที่คุณพลาดวันเขียนโค้ด โดยปกติแล้วคุณจะไม่ทำเครื่องหมายวันนั้นไว้ และด้วยเหตุนี้ "ทำลายห่วงโซ่" จุดมุ่งหมายคือการขยายเครือข่ายและ "ยิ่งยาวยิ่งดี" คุณมีความคิดแล้ว! ข้อดี : เมื่อคุณดูห่วงโซ่ของคุณเติบโตขึ้น คุณจะรู้สึกมีแรงบันดาลใจมากขึ้น คุณเขียนโค้ดและก้าวหน้าทุกวันโดยไม่ต้องคำนึงถึงการพัก ซึ่งอาจยืดเยื้อนานเกินไปตามการฝึกซ้อม ข้อเสีย : บางวันอาจเป็นเรื่องยากสำหรับคุณที่จะหาเวลาถึง 20 นาทีในการเขียนโค้ดเนื่องจากลำดับความสำคัญอื่น ๆ เหมาะสำหรับ : ผู้เรียนที่มีปัญหาร้ายแรงเกี่ยวกับการจัดการตนเอง

อะไรอีก?

คุณจะช่วยอะไรอีกเพื่อให้อยู่บนท้องถนนได้? กฎสำคัญของความสำเร็จมีดังนี้:

1. พยายาม วางแผน วันของคุณล่วงหน้า คุณสามารถใช้ปฏิทินที่สวยงามและผู้จัดงานส่วนตัว CodeGym Kickmanager หรือแอปการจัดการเวลาอื่นๆ รายการสิ่งที่ต้องทำ แผ่นจดบันทึก เทมเพลตกำหนดการ และผู้ช่วยเหลือ "พิเศษ" อื่นๆ เพื่อปรับปรุงนิสัยของคุณ

2. จำกัดการรับอีเมล จากการศึกษาพบว่า “พนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการตรวจสอบอีเมล” และเวลาอันมีค่านี้สามารถนำไปใช้งานที่มีประโยชน์มากกว่าได้ หากฟังดูเหมือนคุณ คุณอาจสนใจเทคนิค "Inbox Zero"

3. ตรวจจับโซนการผลิตของคุณ คุณรู้จักตัวเองมากกว่าใครๆ ในโลก ดังนั้น ปรับให้เข้ากับนิสัยของคุณและค้นหา "เวลาที่ดีที่สุดในการเรียนรู้" เช่น หากคุณเป็นคนตื่นเช้า เวลาที่เหมาะสมที่สุดอาจเป็นช่วงเช้าตรู่ นกฮูกกลางคืน? การทำงานในความมืดก็ไม่ใช่เรื่องผิดเช่นกัน ค้นหาเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดและยึดมั่นกับมัน

4. หยุดพักตามสมควร . อย่าหักโหมตัวเองและพักสมองสักหน่อย ไปเดินเล่น ดื่มกาแฟ อ่านหนังสือ ดูซีรีย์เรื่องโปรด…. อะไรก็ตามที่คุณรู้สึกผ่อนคลาย การหยุดพักดังกล่าวจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตของคุณได้อย่างมาก

5. จำกัดสิ่งรบกวนสมาธิ . ลดการแจ้งเตือนและข้อความป๊อปอัปที่ดึงความสนใจของคุณออกจากการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง วิธีที่พิสูจน์แล้วคือการปิดแชททั้งหมด บล็อกเว็บไซต์ที่รบกวนสมาธิ และเก็บโทรศัพท์ของคุณไว้

6. จัดสรรเวลาของคุณ . เมื่อคุณรู้ว่าคุณจัดสรรเวลาให้กับการเขียนโค้ดและกิจกรรมอื่นๆ มากเพียงใด คุณจะสามารถจัดระเบียบวันทำงานของคุณได้ดีขึ้น วิธีที่ง่ายที่สุดในการติดตามเวลาของคุณคือการใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาพิเศษ เช่น Hubstaff หรือแอปที่คล้ายกัน

บทสรุป

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเรียนเต็มเวลา ผู้เปลี่ยนอาชีพที่ทำงาน หรือพ่อแม่ที่มีงานยุ่ง ทักษะการจัดการเวลาที่ดีมีความสำคัญต่อการประสบความสำเร็จในขณะที่ใช้ชีวิตอย่างสมดุล การเรียนรู้เทคนิคการบริหารเวลาดังกล่าวข้างต้นจะช่วยให้คุณเรียนจบหลักสูตรได้อย่างแน่นอนโดยไม่ต้องกังวลและเสียสละชีวิตส่วนตัวของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่าเราทุกคนแตกต่างกันและอาจต้องการกลยุทธ์การบริหารเวลาที่แตกต่างกัน พยายามหาเทคนิคหรือเทคนิคใดที่เหมาะกับคุณที่สุด นั่นเป็นเหตุผลที่คุณสามารถเลือกสองสามอย่างแล้วผสม ผสม และปรับให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ของคุณ เมื่อคุณมีความสามารถพิเศษในการจัดสรรเวลา คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ประสบผลสำเร็จอย่างแน่นอน แล้วคุณอยากจะลองทำอะไรก่อนล่ะ?