Pomodoro i zjedz żabę: duży przewodnik po technikach zarządzania czasem zwiększających produktywność

Pomimo wielu korzyści, nauka online może być nadal trudna, szczególnie dla tych, którzy mają problemy z samoorganizacją. Ponieważ tylko około 1 na 5 osób ma właściwy system zarządzania czasem, podczas gdy inni mają trudności z mądrym wykorzystywaniem i organizowaniem swojego czasu. Jednak umiejętności skutecznego zarządzania czasem pomagają uczniom ukończyć kurs szybciej i bez utraty motywacji. Właściwe zarządzanie czasem może pomóc w maksymalnym wykorzystaniu dnia, szybszym wykonywaniu zadań, zwiększeniu produktywności i utrzymaniu zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Zarządzanie czasem polega na zarządzaniu sobą! Poniżej przedstawiamy 12 ponadczasowych technik zarządzania czasem, które pomogą Ci przejąć kontrolę nad swoim harmonogramem.

Technika Pomodoro

Wynaleziona w latach 80. XX wieku przez Francesco Cirillo technika Pomodoro jest nadal bardzo popularna. Technika ta zyskała tak dziwną nazwę, ponieważ wykorzystywała timer Pomodoro stworzony przez Cirillo do ustawiania ograniczeń czasowych. Technika Pomodoro składa się z 4 „pomodoro” – 25-minutowych odstępów. Po zakończeniu jednego „Pomodoro” (czyli co 25 minut) robisz 5-minutową przerwę, podczas której możesz wybrać się na krótki spacer lub napić się kawy… Cokolwiek, aby zmienić skupienie. Następnie pracujesz przez kolejne 25 minut, po czym następuje 5 minut przerwy. Po ukończeniu całego cyklu 4-pomodoro robisz dłuższą przerwę. Zalety : stały czas pracy; lepsze szacunki czasu; regularne przerwy zmniejszają ryzyko wypalenia zawodowego; poprawiona wydajność. Wady : konieczność przerywania nauki po upływie każdych 25 minut (czasami nie jest to zbyt wygodne, gdy jesteś bardzo pochłonięty procesem). Najlepsze dla : kreatywnych myślicieli; tych, którzy czują się wypaleni nauką.

Matryca Eisenhowera

Jak sama nazwa wskazuje, technika ta została stworzona przez Dwighta D. Eisenhowera, 34. Prezydenta USA. Technika ta ma na celu pomóc w ustaleniu priorytetów zadań według ich ważności, jednocześnie sortując mniej pilne zadania. Musisz utworzyć cztery osobne ćwiartki, posortowane według takich parametrów, jak „ważne i nieważne” oraz pilne i niepilne. Zalety : prosty sposób ustalania priorytetów zadań; delegowanie lub eliminowanie niektórych zadań w ogóle. Wady : dla niektórych osób określenie poziomu ważności/pilności zadań może być trudne. Najlepsze dla : osób myślących krytycznie

GTD (robienie rzeczy)

Metoda Getting Things Done jest obecnie jedną z najskuteczniejszych i powszechnie stosowanych technik na świecie. Kluczem jest tutaj oczyszczenie umysłu, a następnie zapisanie ważnych zadań na papierze, dzieląc je na elementy, które można wykonać. W pierwszym kroku piszesz wszystko, co jest warte Twojej uwagi i decydujesz, co z tym zrobić („zrób”, „nie rób” lub „deleguj”). Następnie tworzysz listę rzeczy do zrobienia, na której regularnie zamieszczasz aktualizacje swoich postępów, aby mieć pewność, że podążasz właściwą drogą. I na koniec, podejmujesz praktyczne kroki lub zadania, które możesz wykonać już teraz, aby być odpowiedzialnym za swój czas. Zalety : patrzysz na wszystkie swoje zadania i projekty z właściwej perspektywy; oczyszczasz głowę, gdy już wszystko dokładnie przed sobą rozłożysz; technika GTD jest dobra do zwiększania produktywności zarówno osobistej, jak i zawodowej. Wady : GTD nie podaje ścisłych ram czasowych ani wytycznych dotyczących radzenia sobie z zakłóceniami; zbyt wiele zadań na liście może sprawić, że technika będzie nieskuteczna. Najlepsze dla : uczniów, którzy mają trudności ze skupieniem się na jednej rzeczy na raz; ludzie, którzy często czują się przytłoczeni.

ABCDE

Wynaleziona przez Alana Lakeina metoda ABCDE ma także pomóc w ustaleniu priorytetów zadań i optymalizacji czasu potrzebnego na ich realizację. A oznacza tutaj „najważniejsze”, B – „ważne”, C – „miłe do zrobienia”, D – „deleguj”, a E – „eliminuj, kiedy tylko jest to możliwe”. A gdy pojawi się nowe zadanie, dodajesz je do swojej listy ABCDE w kolumnie „właściwa”. Zalety : ustalanie priorytetów zadań będzie łatwiejsze. Wady : brak kategoryzowania zadań według pilności; czasami określenie wagi każdego zadania może być trudne. Najlepszy dla : osób wielozadaniowych; uczniowie, którzy mają obecnie „główną” karierę zawodową z jej konkretnymi zadaniami.

Blokowanie czasu

To kolejna technika, która może być przydatna dla osób zmieniających karierę. Może pomóc Ci uświadomić sobie, jak mądrze dystrybuować swój czas. Zgodnie z metodą blokowania czasu, należy podzielić dzień na fragmenty czasu (tj. bloki czasowe). W tych fragmentach czasu skupiasz się tylko na jednym konkretnym zadaniu i robisz je w narzuconym limicie czasu. Metodę tę wprowadził Elon Musk, który już udowodnił, że jest bardzo produktywny. Według tej metody udało mu się nawet poświęcić czas sobie i swoim hobby, pracując ponad 120 godzin tygodniowo. Zalety : lepsza kontrola nad obciążeniem pracą; dobry sposób na śledzenie dnia pracy. Wady : możesz nie docenić fragmentów czasu potrzebnych na wykonanie każdego zadania; nieoczekiwane przerwy, które rujnują Twój harmonogram. Najlepsze dla : osób zmieniających karierę lub zapracowanych rodziców; analitycznie myślący.

Boks na czas

Całkiem podobnie do blokowania czasu, time boxing wymaga wyznaczenia określonego limitu czasu na każdą czynność (np. „Dzisiaj skończę pisać kod do 10:00”). A kiedy upłynie ustawiony czas, przestajesz pracować. Jak można się domyślić, wygląda to na bardziej rygorystyczną wersję blokowania czasu. Zalety : bardziej efektywne planowanie; eliminowanie czynników rozpraszających; jednozadaniowe; ustalanie właściwych priorytetów; unikanie przekroczenia terminów. Wady : konieczność przerwania pracy nad zadaniem po upływie wyznaczonego czasu; pozostawanie zdeterminowanym przez ramy czasowe może być trudne, jeśli przeszkadzają Ci rozmowy telefoniczne lub inne czynniki. Najlepsze dla : uczniów, którzy potrafią mądrze oszacować czas potrzebny na wykonanie swoich zadań.

Metoda szybkiego planowania (RPM)

Według Tony’ego Robbinsa, twórcy tej metody, „RPM” oznacza „metodę szybkiego planowania” lub „zorientowany na wyniki / zorientowany na cel / masowy plan działania”. W rzeczywistości przypomina bardziej system myślenia niż sposób zarządzania czasem. System ten może pomóc Ci wytrenować mózg, aby skupiał się na najważniejszych zadaniach, które musisz wykonać, a następnie określić najlepszy sposób ich wykonania. Jak to działa? Najpierw przechwytujesz (zapisujesz wszystkie zadania, które musisz wykonać), następnie dzielisz je na części (podzielasz zadania na osobiste, związane z Javą, zawodowe itp.), tworzysz własne bloki RPM (zadanie, wynik i cel wraz z działaniami, które możesz podjąć) i na koniec pomyśl o rzeczach, które poprowadzą Cię do osiągnięcia swoich celów. Zalety : tworzenie celów długoterminowych i dostosowywanie ich do celów krótkoterminowych. Wady : planowanie wszystkich cotygodniowych zajęć, a następnie tworzenie bloków dla każdej z nich jest dość czasochłonne; brak możliwości podziału zadań na ważne i mniej ważne. Najlepsze dla : osób, które mają długoterminowe cele.

Technika zjedz żabę

To kolejna technika oparta na zasadach ustalania priorytetów. Metoda ta nawiązuje do cytatu Marka Twaina: „Zjedz żywą żabę z samego rana, a przez resztę dnia nic gorszego Cię nie spotka”. Najpierw wykonuj najważniejsze i prawdopodobnie najtrudniejsze zadania, usuwając je w ten sposób z drogi. I dopiero wtedy przejdź na przyjemniejsze. Może pomóc Ci lepiej zorganizować przepływ pracy, a ostatecznie zwiększyć jego wydajność. Zalety : większość Twoich codziennych zadań będzie o wiele przyjemniejsza i znośniejsza do wykonania po wykonaniu tych najważniejszych lub najgorszych; ustalanie priorytetów zadań będzie łatwiejsze. Wady : może być trudny i demoralizujący poranek; niepraktyczne, jeśli priorytet zadania może zmieniać się w ciągu dnia. Najlepsze dla : osób z długoterminowymi celami.

Reguła 80/20 (zwana także analizą Pareto)

Analiza Pareto, znana również jako zasada 80/20, zakłada, że ​​20% wkładu pracy odpowiada za 80% wyników. Celem analizy Pareto jest pomóc Ci skoncentrować się na najważniejszych zadaniach i pracować nad nimi do końca. Tutaj pomocne będzie także zjedzenie żaby. Oto jak to działa:

1. Wypisz problemy, z którymi się borykasz.
2. Zidentyfikuj źródło każdego problemu.
3. Przydziel punktację każdemu zagadnieniu (wyższe liczby oznaczają trudniejsze problemy).
4. Dziel problemy według przyczyny.
5. Dodaj wynik każdej grupy – ta z najwyższym wynikiem będzie problemem, nad którym powinieneś popracować w pierwszej kolejności.
6. Podejmij działania.

Zalety : lepsze ustalanie priorytetów zadań; doskonalenie umiejętności rozwiązywania problemów; uczenie się jednozadaniowości zamiast wielozadaniowości. Wady : ta technika opiera się głównie na twoich przeszłych działaniach; punktacja może być niedokładna, ponieważ możesz popełnić błąd, przypisując wyższą liczbę punktów mniej ważnym zadaniom. Najlepsze dla : osób rozwiązujących problemy i myślących analitycznie.

Teoria słoika z marynatami

To dość interesująca technika dla tych, którzy lubią wizualizować. Główną zasadą jest wyobrażenie sobie słoika z marynatami (swój czas), który wypełniasz piaskiem (rozproszenie uwagi), kamykami (pilne zadania) i kamieniami (duże, ważne zadania). Celem tej metody jest takie zaplanowanie dnia, aby szklany słój był wypełniony zadaniami według stopnia pilności. Spróbuj zdecydować, jak Twoje zadania na dany dzień będą pasować do wyżej wymienionych kategorii. Idealnie byłoby, gdyby piasek znajdował się na dole, a skały na górze. Zalety : teoria ta może pomóc Ci przejąć kontrolę nad swoim czasem i mądrze zorganizować swój dzień; może zmniejszyć rozproszenie uwagi, ponieważ zachęca do planowania tylko najważniejszych zadań. Wady : trudność podziału zadań według poziomu pilności; Jeśli za bardzo skupisz się na najważniejszych zadaniach, łatwo przeoczysz najważniejsze zadania. Najlepsze dla : wzrokowców i konkretnych myślicieli.

Strategia Seinfelda

I wreszcie Strategia Seinfelda zapożyczona ze słynnego serialu komediowego Seinfeld! Zgodnie z tą strategią wieszasz duży kalendarz ścienny i używasz czerwonego markera – codziennie starasz się trzymać nawyku, stawiając duży czerwony X przy dniach, w których kodujesz (nawet przez krótki okres czasu). W miarę kodowania dni oznaczone czerwonymi X-ami wydłużają się i ostatecznie tworzą łańcuch. Jeśli opuścisz dzień kodowania, naturalnie nie zaznaczasz tego dnia i w ten sposób „przerwasz łańcuch”. Celem jest rozwój sieci i „im dłużej, tym lepiej”. Masz pomysł! Zalety : gdy będziesz obserwować rozwój swojej sieci, poczujesz się bardziej zmotywowany; codziennie kodujesz i robisz postępy, nie myśląc o przerwach, które, jak pokazuje praktyka, mogą trwać zbyt długo. Wady : w niektóre dni może być trudno znaleźć nawet 20 minut na kodowanie ze względu na inne priorytety. Najlepsze dla : uczniów, którzy mają poważne problemy z samoorganizacją.

Co jeszcze?

Cóż jeszcze możesz pomóc, aby pozostać w drodze? Kluczowe zasady sukcesu są następujące:

1. Spróbuj zaplanować dzień z wyprzedzeniem . Możesz używać fantazyjnych kalendarzy i osobistych organizerów, CodeGym Kickmanager lub innych aplikacji do zarządzania czasem, list rzeczy do zrobienia, notatników, szablonów harmonogramów i innych „dodatkowych” pomocników, aby poprawić swoje nawyki.

2. Ogranicz przyjmowanie e-maili . Jak pokazują badania, „przeciętny pracownik spędza około 30 godzin tygodniowo na sprawdzaniu poczty elektronicznej”. A ten cenny czas można by w inny sposób przeznaczyć na bardziej pożyteczne zadania. Jeśli to brzmi podobnie, być może zainteresuje Cię technika „Inbox Zero”.

3. Odkryj swoją strefę produktywności . Znasz siebie bardziej niż ktokolwiek na świecie. Dostosuj się więc do swoich nawyków i znajdź „najlepszy czas na naukę”. Na przykład, jeśli jesteś rannym ptaszkiem, idealną porą może być wczesny poranek. Nocna sowa? Nie ma nic złego w pracy w ciemności. Znajdź swój najbardziej produktywny czas i trzymaj się go.

4. Rób rozsądne przerwy . Nie przemęczaj się i rób przerwy, aby odświeżyć umysł. Idź na spacer, napij się kawy, przeczytaj książkę, obejrzyj swój ulubiony serial…. cokolwiek uznasz za relaksujące. Takie przerwy naprawdę dadzą Ci znaczny wzrost produktywności.

5. Ogranicz zakłócenia . Zredukuj wszystkie powiadomienia i wyskakujące komunikaty, które nieustannie odciągają Twoją uwagę od nauki. Sprawdzonym sposobem jest zamknięcie wszystkich czatów, zablokowanie rozpraszających stron internetowych i odłożenie telefonu.

6. Przydzielaj swój czas . Kiedy wiesz, ile czasu przeznaczasz na kodowanie i inne zajęcia, możesz lepiej zorganizować swój dzień pracy. Najprostszym sposobem śledzenia czasu jest użycie specjalnego oprogramowania do śledzenia czasu, takiego jak Hubstaff lub podobnych aplikacji.

Wniosek

Niezależnie od tego, czy jesteś studentem studiów stacjonarnych, zmieniasz karierę zawodową, czy zajętym rodzicem, dobre umiejętności zarządzania czasem są niezbędne, aby odnieść sukces i prowadzić zrównoważone życie. Opanowanie niektórych z wyżej wymienionych technik zarządzania czasem z pewnością pomoże Ci ukończyć nasz kurs bez stresu i poświęcania życia osobistego. Należy jednak pamiętać, że wszyscy jesteśmy inni i możemy potrzebować różnych strategii zarządzania czasem. Spróbuj dowiedzieć się, która technika lub techniki będą dla Ciebie najlepsze. Dlatego możesz wybrać kilka, a następnie mieszać, łączyć i dostosowywać do swojego stylu życia. Kiedy już zdobędziesz umiejętność zarządzania swoim czasem, z pewnością zobaczysz owocne rezultaty. Czego chciałbyś spróbować najpierw?