Pomodoro Và Ăn Con Ếch: Hướng dẫn cơ bản về kỹ thuật quản lý thời gian để tăng năng suất

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc học trực tuyến vẫn có thể khó khăn, đặc biệt đối với những người gặp vấn đề về khả năng tự tổ chức. Bởi vì chỉ có khoảng 1 trong 5 người có hệ thống quản lý thời gian phù hợp, trong khi những người khác gặp khó khăn trong việc sử dụng và tổ chức thời gian của mình một cách khôn ngoan. Nhưng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp học viên hoàn thành khóa học nhanh hơn và không bị mất động lực. Quản lý thời gian hợp lý có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian trong ngày đồng thời thực hiện các nhiệm vụ nhanh hơn, tăng năng suất và duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống. Quản lý thời gian là quản lý chính mình! Dưới đây chúng tôi cung cấp 12 kỹ thuật quản lý thời gian vượt thời gian hàng đầu để giúp bạn kiểm soát lịch trình của mình.

Kỹ thuật Pomodoro

Được phát minh vào những năm 1980 bởi Francesco Cirillo, kỹ thuật Pomodoro vẫn rất phổ biến. Kỹ thuật này có cái tên lạ như vậy vì nó sử dụng bộ đếm thời gian Pomodoro do Cirillo tạo ra để đặt giới hạn thời gian. Kỹ thuật Pomodoro bao gồm 4 “pomodoros” – khoảng thời gian 25 phút. Sau khi một “Pomodoro” kết thúc (hay còn gọi là sau mỗi 25 phút), bạn nghỉ ngơi 5 phút và có thể đi bộ một đoạn ngắn hoặc uống một tách cà phê… Bất cứ điều gì để chuyển trọng tâm. Sau đó, bạn làm việc thêm 25 phút nữa và nghỉ 5 phút. Sau khi hoàn thành toàn bộ chu trình 4 pomodoro, bạn sẽ được nghỉ dài hơn. Ưu điểm : thời gian làm việc cố định; ước tính thời gian tốt hơn; nghỉ giải lao thường xuyên làm giảm nguy cơ kiệt sức; hiệu suất được cải thiện. Nhược điểm : cứ sau 25 phút lại phải ngừng học một lần (đôi khi không thuận tiện lắm khi bạn đang quá say mê với quá trình này). Tốt nhất cho : người có tư duy sáng tạo; những người cảm thấy kiệt sức vì học tập.

Ma trận Eisenhower

Đúng như tên gọi, kỹ thuật này được tạo ra bởi Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Kỹ thuật này nhằm mục đích giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ theo tầm quan trọng trong khi sắp xếp các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn. Bạn cần tạo bốn góc phần tư riêng biệt, được sắp xếp theo các tham số như “quan trọng so với không quan trọng” và khẩn cấp so với không khẩn cấp”. Ưu điểm : một cách đơn giản để ưu tiên các nhiệm vụ; ủy quyền hoặc loại bỏ một số nhiệm vụ. Nhược điểm : đối với một số người, có thể khó xác định mức độ quan trọng/khẩn cấp của nhiệm vụ. Tốt nhất cho : những người có tư duy phản biện

GTD (Hoàn thành công việc)

Phương pháp Hoàn thành công việc hiện là một trong những kỹ thuật thành công nhất và được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Chìa khóa ở đây là để đầu óc bạn tỉnh táo và sau đó ghi lại những nhiệm vụ quan trọng ra giấy, chia chúng thành những mục có thể thực hiện được. Ở bước đầu tiên, bạn viết mọi thứ đáng để bạn chú ý và quyết định phải làm gì với nó (“làm”, “không làm” hoặc “ủy quyền”). Sau đó, bạn lập danh sách việc cần làm để phản ánh các cập nhật thường xuyên về tiến trình của mình để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng. Và cuối cùng, bạn thực hiện các bước hoặc nhiệm vụ khả thi mà bạn có thể hoàn thành ngay bây giờ để có trách nhiệm với thời gian của mình. Ưu điểm : bạn nắm rõ mọi nhiệm vụ và dự án của mình; bạn tỉnh táo sau khi trình bày mọi thứ một cách kỹ lưỡng trước mặt; kỹ thuật GTD rất tốt cho việc nâng cao năng suất cá nhân và năng suất nghề nghiệp. Nhược điểm : GTD không cung cấp khung thời gian hoặc hướng dẫn nghiêm ngặt để giải quyết những phiền nhiễu; quá nhiều nhiệm vụ trong danh sách có thể làm cho kỹ thuật này không hiệu quả. Tốt nhất cho : những người học gặp khó khăn trong việc tập trung vào một việc một lúc; những người thường xuyên cảm thấy choáng ngợp.

ABCDE

Được phát minh bởi Alan Lakein, phương pháp ABCDE cũng nhằm giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ và tối ưu hóa thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. A ở đây là viết tắt của “quan trọng nhất”, B – cho “quan trọng”, C – “rất vui được làm”, D – “đại biểu” và E – “loại bỏ bất cứ khi nào có thể”. Và khi một nhiệm vụ mới xuất hiện, bạn thêm nó vào danh sách ABCDE của mình trong cột “thích hợp”. Ưu điểm : sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ sẽ dễ dàng hơn. Nhược điểm : thiếu việc phân loại nhiệm vụ theo mức độ cấp bách; đôi khi có thể khó nhận ra tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Tốt nhất cho : người đa nhiệm; những người học có nghề “chính” với nhiệm vụ cụ thể của mình ngay bây giờ.

Chặn thời gian

Đó là một kỹ thuật khác có thể hữu ích cho những người chuyển đổi nghề nghiệp. Nó có thể giúp bạn nhận thức được cách phân bổ thời gian một cách khôn ngoan. Theo phương pháp khối thời gian, bạn nên chia ngày của mình thành các khoảng thời gian (tức là các khối thời gian). Trong khoảng thời gian này, bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể và thực hiện nó với giới hạn thời gian nhất định. Phương pháp này được giới thiệu bởi Elon Musk, người đã chứng tỏ mình rất hiệu quả. Theo phương pháp này, anh ấy thậm chí còn cố gắng dành thời gian cho bản thân và sở thích của mình khi làm việc hơn 120 giờ một tuần. Ưu điểm : kiểm soát khối lượng công việc của bạn tốt hơn; một cách tốt để theo dõi ngày làm việc của bạn. Nhược điểm : bạn có thể đánh giá thấp lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ; sự gián đoạn bất ngờ làm hỏng lịch trình của bạn. Tốt nhất cho : người chuyển đổi nghề nghiệp hoặc cha mẹ bận rộn; những người có tư duy phân tích.

Quyền anh thời gian

Khá giống với việc chặn thời gian, quyền anh thời gian yêu cầu bạn đặt giới hạn thời gian cụ thể cho từng hoạt động (ví dụ: “Tôi sẽ viết xong mã trước 10 giờ sáng hôm nay”). Và khi hết thời gian quy định, bạn ngừng làm việc. Như bạn có thể đoán, nó trông giống như một phiên bản chặn thời gian nghiêm ngặt hơn. Ưu điểm : lập kế hoạch hiệu quả hơn; loại bỏ phiền nhiễu; nhiệm vụ đơn lẻ; thiết lập các ưu tiên đúng đắn; tránh bị trễ thời hạn. Nhược điểm : cần phải ngừng thực hiện một nhiệm vụ khi hết thời gian thực hiện; Việc xác định theo khung thời gian có thể khó khăn nếu bạn bị gián đoạn bởi các cuộc gọi điện thoại hoặc các yếu tố khác. Tốt nhất cho : những người học có khả năng ước tính một cách khôn ngoan thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Phương pháp lập kế hoạch nhanh (RPM)

Theo Tony Robbins, người tạo ra phương pháp này, “RPM” là viết tắt của “phương pháp lập kế hoạch nhanh chóng” hoặc “Kế hoạch hành động quy mô lớn/Định hướng kết quả/Định hướng mục đích”. Trên thực tế, nó giống một hệ thống tư duy hơn là một cách quản lý thời gian. Hệ thống này có thể giúp bạn rèn luyện trí não để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất bạn cần làm, sau đó xác định những cách tốt nhất để hoàn thành chúng. Làm thế nào nó hoạt động? Đầu tiên, bạn nắm bắt (viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành), sau đó chia nhỏ các nhiệm vụ của bạn cho cá nhân, liên quan đến Java, tập trung vào nghề nghiệp, v.v.), tạo các khối RPM của riêng bạn (tác vụ, kết quả và mục đích cùng với những hành động bạn có thể thực hiện), và cuối cùng, hãy nghĩ về những điều sẽ thúc đẩy bạn hoàn thành mục tiêu của mình. Ưu điểm : tạo ra các mục tiêu dài hạn và sắp xếp chúng với các mục tiêu ngắn hạn. Nhược điểm : khá tốn thời gian để lập kế hoạch cho tất cả các hoạt động hàng tuần của bạn và sau đó tạo các khối cho từng hoạt động đó; không có cách phân chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ quan trọng và ít quan trọng hơn. Tốt nhất cho : những người có mục tiêu dài hạn.

Kỹ thuật ăn ếch

Đó là một kỹ thuật nữa dựa trên các nguyên tắc ưu tiên. Phương pháp này dựa trên câu nói của Mark Twain: “Hãy ăn một con ếch sống vào buổi sáng và sẽ không có điều gì tồi tệ hơn xảy ra với bạn trong thời gian còn lại trong ngày”. Hãy thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất và có lẽ là khó khăn nhất trước tiên để loại bỏ chúng. Và chỉ sau đó chuyển sang những cái dễ chịu hơn. Nó có thể giúp bạn tổ chức quy trình làm việc tốt hơn và cuối cùng trở nên hiệu quả hơn. Ưu điểm : hầu hết các công việc hàng ngày của bạn sẽ dễ dàng hoàn thành hơn và dễ chịu hơn sau khi thực hiện những công việc quan trọng nhất hoặc tồi tệ nhất; việc ưu tiên các nhiệm vụ sẽ dễ dàng hơn. Nhược điểm : có thể là một buổi sáng khó khăn và mất tinh thần; không thực tế nếu mức độ ưu tiên của nhiệm vụ của bạn có thể thay đổi trong ngày. Tốt nhất cho : những người có mục tiêu dài hạn.

Quy tắc 80/20 (còn gọi là Phân tích Pareto)

Phân tích Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, giả định rằng 20% ​​đầu vào công việc của bạn chịu trách nhiệm cho 80% kết quả. Mục tiêu của phân tích Pareto là giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và thực hiện chúng cho đến cùng. Ở đây, ăn ếch cũng sẽ có ích. Đó là cách nó hoạt động:

1. Liệt kê các vấn đề bạn đang gặp phải.
2. Xác định gốc rễ của mỗi vấn đề.
3. Chỉ định điểm cho từng vấn đề (điểm càng cao cho những vấn đề khó khăn hơn).
4. Chia nhỏ vấn đề theo nguyên nhân.
5. Cộng điểm của từng nhóm – nhóm nào có điểm cao nhất sẽ là vấn đề bạn nên giải quyết trước tiên.
6. Hãy hành động.

Ưu điểm : sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của bạn tốt hơn; nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề; học cách làm một việc thay vì làm nhiều việc cùng một lúc. Nhược điểm : kỹ thuật này chủ yếu dựa vào các hoạt động trước đây của bạn; việc chấm điểm có thể không chính xác vì bạn có thể mắc lỗi khi cho điểm cao hơn cho những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Tốt nhất cho : người giải quyết vấn đề và người có tư duy phân tích.

Lý thuyết lọ dưa chua

Đây là một kỹ thuật khá thú vị dành cho những ai thích hình dung. Nguyên tắc chính ở đây là hãy tưởng tượng một lọ dưa chua (thời gian của bạn) mà bạn đổ đầy cát (sự xao lãng), sỏi (nhiệm vụ khẩn cấp) và đá (nhiệm vụ lớn, quan trọng). Mục đích của phương pháp này là lập kế hoạch cho ngày của bạn sao cho lọ thủy tinh chứa đầy các nhiệm vụ tùy theo mức độ khẩn cấp. Cố gắng quyết định xem nhiệm vụ trong ngày của bạn sẽ phù hợp như thế nào với các danh mục nêu trên. Lý tưởng nhất là cát ở phía dưới và đá ở trên cùng. Ưu điểm : lý thuyết này có thể giúp bạn kiểm soát thời gian và sắp xếp ngày của mình một cách khôn ngoan; có thể làm giảm sự xao lãng vì nó khuyến khích bạn chỉ lên kế hoạch cho những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nhược điểm : khó chia nhỏ nhiệm vụ theo mức độ cấp bách; nếu bạn tập trung quá nhiều vào những nhiệm vụ quan trọng nhất thì rất dễ bỏ lỡ những nhiệm vụ thiết yếu của mình. Tốt nhất cho : người trực quan và người suy nghĩ cụ thể.

Chiến lược Seinfeld

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Chiến lược Seinfeld mượn từ bộ phim sitcom nổi tiếng Seinfeld! Theo chiến lược này, bạn treo một cuốn lịch treo tường lớn và sử dụng bút đánh dấu màu đỏ - bạn cố gắng duy trì thói quen hàng ngày bằng cách đánh dấu X lớn màu đỏ vào những ngày bạn viết mã (dù chỉ trong một khoảng thời gian ngắn). Những ngày được đánh dấu bằng dấu X màu đỏ tiếp tục tăng lên khi bạn tiếp tục viết mã và cuối cùng chúng tạo thành một chuỗi. Trong trường hợp bạn bỏ lỡ một ngày viết mã, đương nhiên bạn sẽ không đánh dấu ngày đó và do đó, "phá vỡ chuỗi". Mục đích ở đây là phát triển chuỗi và “càng dài thì càng tốt”. Bạn đã có ý tưởng! Ưu điểm : khi bạn quan sát chuỗi của mình phát triển, bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn; bạn viết mã và tiến bộ mỗi ngày mà không cần nghĩ đến việc nghỉ giải lao, điều này có thể kéo dài quá lâu như thực tế cho thấy. Nhược điểm : một số ngày, bạn có thể khó tìm được dù chỉ 20 phút để viết mã do các ưu tiên khác. Tốt nhất cho : những người học có vấn đề nghiêm trọng về khả năng tự tổ chức.

Còn cái gì nữa?

Chà, bạn có thể giúp gì khác để tiếp tục đi trên đường? Các quy tắc chính của thành công như sau:

1. Cố gắng lên kế hoạch trước cho ngày của bạn . Bạn có thể sử dụng lịch ưa thích và công cụ sắp xếp cá nhân, CodeGym Kickmanager hoặc các ứng dụng quản lý thời gian khác, danh sách việc cần làm, sổ ghi chú, mẫu lịch trình và các công cụ trợ giúp “bổ sung” khác để cải thiện thói quen của bạn.

2. Hạn chế sử dụng e-mail . Như các nghiên cứu cho thấy, “trung bình một công nhân dành khoảng 30 giờ một tuần để kiểm tra email”. Và thời gian quý báu này có thể được dùng vào những công việc hữu ích hơn. Nếu điều đó có vẻ giống bạn, bạn có thể quan tâm đến kỹ thuật “Inbox Zero”.

3. Phát hiện vùng năng suất của bạn . Bạn biết bản thân mình hơn bất cứ ai trên thế giới. Vì vậy, hãy thích nghi với thói quen của bạn và tìm ra “thời điểm tốt nhất để học tập”. Ví dụ: nếu bạn là người dậy sớm thì thời điểm lý tưởng có thể là sáng sớm. Cú đêm? Không có gì sai khi làm việc trong bóng tối cả. Tìm thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn và bám sát nó.

4. Hãy nghỉ ngơi hợp lý . Đừng áp đảo bản thân và hãy nghỉ ngơi một chút để làm mới bộ não của bạn. Đi dạo, uống một tách cà phê, đọc sách, xem bộ phim truyền hình yêu thích của bạn…. bất cứ điều gì bạn thấy thư giãn. Những khoảng nghỉ như vậy thực sự sẽ giúp bạn tăng năng suất đáng kể.

5. Hạn chế phiền nhiễu . Giảm tất cả những thông báo và tin nhắn bật lên liên tục làm bạn mất tập trung vào việc học. Cách đã được chứng minh là đóng tất cả các cuộc trò chuyện của bạn, chặn các trang web gây mất tập trung và cất điện thoại của bạn đi.

6. Phân bổ thời gian của bạn . Khi bạn biết mình phân bổ bao nhiêu thời gian cho việc viết mã và các hoạt động khác, bạn có thể tổ chức ngày làm việc của mình tốt hơn. Cách đơn giản nhất để theo dõi thời gian của bạn là sử dụng phần mềm theo dõi thời gian đặc biệt như Hubstaff hoặc các ứng dụng tương tự.

Phần kết luận

Cho dù bạn là sinh viên toàn thời gian, người chuyển đổi nghề nghiệp hay một phụ huynh bận rộn, kỹ năng quản lý thời gian tốt là điều quan trọng để thành công trong khi sống một cuộc sống cân bằng. Nắm vững một số kỹ thuật quản lý thời gian nói trên chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thành khóa học của chúng tôi mà không lo lắng và hy sinh cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng tất cả chúng ta đều khác nhau và có thể cần những chiến lược quản lý thời gian khác nhau. Cố gắng tìm ra kỹ thuật hoặc kỹ thuật nào sẽ hiệu quả nhất với bạn. Đó là lý do tại sao bạn có thể chọn một vài thứ rồi trộn, kết hợp và điều chỉnh chúng cho phù hợp với lối sống của mình. Một khi bạn đã biết cách quản lý thời gian của mình, chắc chắn bạn sẽ thấy được kết quả tốt đẹp. Vậy bạn muốn thử điều gì đầu tiên?